O presente documento destina-se a assegurar a prestação de informação por parte das empresas abaixo identificadas, as quais fazem parte do grupo da Porsche Holding Salzburg e como tal do grupo Volkswagen AG (em conjunto adiante designadas por “Grupo”),
enquanto entidades empregadoras (doravante cada uma dessas sociedades designada apenas por “Sociedade”) aos seus trabalhadores, estagiários e ainda membros dos respetivos órgãos estatutários, e ainda a candidatos a emprego, em processo de contratação ou recrutamento (doravante designados apenas por “Colaborador” ou “Colaboradores”), sobre o tratamento de dados pessoais que lhes dizem respeito, no âmbito da relação corporativa, laboral ou de estágio existente, nos termos e para os efeitos do disposto nos artigos 13.º e 14.º do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 (doravante “RGPD”).
Os dados pessoais recolhidos no âmbito do processo de nomeação, contratação ou recrutamento dos Colaboradores, bem como os demais dados pessoais dos Colaboradores que tenham sido ou venham a ser fornecidos, em qualquer suporte, à Sociedade, ou que tenham sido gerados por esta última no âmbito da relação jurídica e/ou contratual estabelecida entre a Sociedade e o Colaborador em causa (doravante, “Dados Pessoais”) serão tratados pela Sociedade, em regra, através da SIVA SERVIÇOS - Assessoria Financeira e Administrativa, S.A., no âmbito da prestação de serviços partilhados intragrupo, para as finalidades enumeradas no ponto 3 infra.
Em concreto, e no âmbito da relação jurídica e/ou contratual existente entre os Colaboradores e a Sociedade em causa, poderão ser tratados, designadamente as seguintes categorias de Dados Pessoais dos Colaboradores:
(i) dados de identificação (e.g. nome, data de nascimento, morada, correio eletrónico, telefone/telemóvel, fotografia, reconhecimento facial);
(ii) dados de documentos de identificação (e.g. número de identificação civil, local de emissão, data de emissão, data de validade, número de identificação de segurança social, número de identificação fiscal, nacionalidade e naturalidade);
(iii) situação familiar (e.g. estado civil, filhos ou pessoas a cargo e respetivas datas de nascimento);
(iv) dados bancários (e.g. Banco, NIB / IBAN);
(v) atividade profissional (e.g. horário e local de trabalho, data de admissão, antiguidade, categoria profissional, nível/escalão remuneratório, natureza do contrato, habilitações académicas, registo de formação profissional e percurso profissional);
(vi) dados relativos à retribuição (e.g. retribuição base, diuturnidades, subsídios, planos de reforma, férias, assiduidade, absentismo, licenças);
(vii) dados relativos à saúde (na estrita medida do que decorrer do cumprimento de deveres legais da Sociedade enquanto empregador).
No âmbito do cumprimento das obrigações legais a que as Sociedades estão vinculadas em matéria de Segurança e Saúde no Trabalho, em particular para efeitos de medicina preventiva do trabalho, poderá haver tratamento de dados relativos à saúde dos Colaboradores ou outros dados classificados como sensíveis, tratamento que será sempre realizado, por médico do trabalho e profissional sujeito a sigilo profissional (médico, enfermeiro), incluindo com recurso a entidades legalmente habilitadas a prestar os serviços de segurança e saúde no trabalho, com escrupulosa observância da regulamentação que, em cada momento, regular essa atividade.
A Sociedade com a qual se encontra estabelecida a relação corporativa, laboral ou de estágio existente é a entidade responsável pela recolha e tratamento dos Dados Pessoais dos Colaboradores no quadro da relação em causa e, nesse âmbito, decide quais os dados tratados, os meios de tratamento e as finalidades para que são tratados. Nos casos em que existam relações laborais em regime de pluralidade de empregadores, as Sociedades que assumam a qualidade de empregador em regime de pluralidade são responsáveis conjuntos pelo tratamento.
A identidade e os contactos de cada Sociedade são os seguintes:
| SIVA - Sociedade de Importação de Veículos Automóveis, S.A. | Rua do Comércio n.º 2 2050-541 Vila Nova da Rainha |
| SIVA SERVIÇOS - Assessoria Financeira e Administrativa, S.A. | Rua do Comércio n.º 2 2050-541 Vila Nova da Rainha |
| SOAUTO VGRP - Comércio de Automóveis, S.A. | Avenida Marechal Gomes da Costa, n.º 15 e 15-A, 1800-255 Lisboa |
| Seat Center Arrábida - Automóveis, Lda. | AV. Mestre Lima de Freitas, N.º 12, 2910-866 Setúbal |
Para quaisquer contactos relacionados sobre a presente Política, os Colaboradores deverão contactar o departamento de recursos humanos através do seguinte endereço de email: recursoshumanos@siva.pt
Os Dados Pessoais serão tratados de forma lícita, leal e transparente, para as finalidades, com os fundamentos e durante os prazos a seguir indicados:
| Finalidade | Colaborador | Fundamento de Licitude | Prazo de conservação |
|---|---|---|---|
| Admissão e gestão da relação decorrente do exercício de cargo social ou da relação de trabalho ou de estágio (conforme aplicável) |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. |
Até dez anos após a cessação da relação contratual. |
| Processamento de remuneração, outras prestações e contribuições |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. |
Até dez anos sobre a cessação da relação contratual. |
| Gestão de benefícios |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. Consentimento do titular dos dados. |
Até um ano após a cessação da relação contratual, podendo tal prazo ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial. |
| Avaliação de desempenho e gestão de carreira |
Trabalhadores Estagiários |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. | Até um ano após a cessação da relação contratual, podendo tal prazo ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial. |
| Controlo de horário / assiduidade e controlo de acessos |
Trabalhadores Estagiários |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. |
Até um ano após a cessação da relação contratual, sem prejuízo de tal prazo poder ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial e sem prejuízo ainda do prazo legal de conservação dos registos previsto no Art.202.º/4 - Registo de Tempos de Trabalho da Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro - Código do Trabalho. |
| Gestão de bens corporativos e outros meios disponibilizados ao Colaborador e controlo de sistemas de informação |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. | Até um ano após a cessação da relação contratual, podendo tal prazo ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial. |
| Formação profissional |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. | Até um ano após a cessação da relação contratual, podendo tal prazo ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial. |
| Cumprimento de obrigações legais de registo ou de informação / comunicação perante entidades públicas (designadamente Segurança Social, ACT, AT, IEFP, estruturas representativas dos Colaboradores, autoridade judicial, cumprimento de penhoras, registo de processos de recrutamento, registo de tempo de trabalho, registos em matéria de acidentes de trabalho, etc.) |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. | Até cinco anos após a cessação da relação contratual, podendo tal prazo ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial. |
| Segurança e Saúde no Trabalho |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. | Pelos prazos de conservação de registos e arquivos impostos às Sociedades, enquanto empregadoras ao abrigo do regime jurídico da promoção da segurança e saúde no trabalho. |
| Gestão de processos disciplinares |
Trabalhadores Estagiários |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. |
Até um ano após a cessação da relação contratual, podendo tal prazo ser estendido pelo tempo de duração de eventual processo judicial. |
| Videovigilância |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. | Durante o período de trinta dias. |
| Gestão de reformas e outros benefícios de Colaboradores |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Execução de contrato entre o responsável pelo tratamento e o titular dos dados. Cumprimento de obrigação jurídica do responsável pelo tratamento. |
Durante todo o prazo de vigência do plano e/ou benefício em causa e subsequentemente pelos prazos de prescrição de qualquer montante que integre esse benefício. |
| Utilização de imagens pessoais dos Colaboradores, fornecidas pelos mesmos, para efeitos de comunicação interna e/ou externa e/ou em eventos corporativos (e.g. Intranet, celebração de aniversário da empresa, anos de serviço, canais de comunicação ou redes socias do empregador) |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Consentimento do Colaborador. | Durante o período de duração da relação contratual. |
| Utilização de imagem dos Colaboradores, em vídeo ou fotografia, captada no âmbito de campanhas ou eventos, para efeitos de comunicação interna e/ou externa (e.g. em websites, meios de comunicação impressos, divulgação online, canais de comunicação e redes sociais e profissionais do empregador). |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Consentimento do Colaborador. | Durante o período de duração da relação contratual. |
| Realização de inquéritos de satisfação aos Colaboradores |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Interesse legítimo do responsável pelo tratamento de desenvolvimento e gestão da atividade empresarial. | Durante o período de duração da relação contratual. |
| Arquivo histórico empresarial |
Trabalhadores Estagiários Órgãos sociais |
Interesse legítimo do responsável pelo tratamento e de terceiros de preservação de registo histórico. | Enquanto se mantiver a atividade empresarial do responsável pelo tratamento. |
Os Dados Pessoais poderão ser disponibilizados a outras entidades a quem a Sociedade tenha subcontratado o seu tratamento (e.g. empresas prestadoras de serviços na área de recursos humanos e de medicina do trabalho e medicina curativa, seguradoras, sociedades gestoras de fundos de pensões, etc.).
Para efeitos das finalidades descritas e em cumprimento de obrigação legal, os Dados Pessoais poderão ser transmitidos a:
(i) entidades a quem a Sociedade tenha subcontratado o seu tratamento (e.g. empresas prestadoras de serviços na área de recursos humanos e de medicina do trabalho e medicina curativa);
(ii) a entidades que prestem serviços relacionados com o cumprimento de obrigações legais ou com o exercício de direitos específicos da Sociedade ou do próprio Colaborador em matéria de legislação laboral (e.g. seguradoras, sociedades gestoras de fundos de pensões etc.);
(iii) autoridades judiciais;
(iv) autoridades administrativas (e.g. Segurança Social, AT, ACT, IEFP, etc.), bem como a estruturas representativas dos Colaboradores e sindicatos em que os Colaboradores estejam filiados.
Poderão ainda ser destinatários dos Dados Pessoais empresas que prestem serviços ou que forneçam bens que sejam disponibilizados e/ou utilizados pelos Colaboradores no exercício e em execução das respetivas funções e atividades e ainda empresas do Grupo no âmbito da prestação de atividades ou serviços partilhados intragrupo, cedência ou mobilidade intragrupo de Colaboradores e, bem assim, no âmbito da prestação de serviços administrativos ou de gestão de pessoal que implique o tratamento de dados do Colaborador por conta da Sociedade que mantém a qualidade de responsável pelo tratamento.
Caso os Dados Pessoais sejam comunicados para destinatários em países que se encontrem fora da União Europeia, serão adotadas as medidas adequadas e assegurados os níveis de segurança suficientes em virtude do risco desse tratamento, em cumprimento e nos termos do disposto nas disposições previstas no RGPD.
O Colaborador tem direito a solicitar à Sociedade, mediante pedido a realizar pessoalmente junto do departamento de recursos humanos ou pedido escrito enviado para recursoshumanos@siva.pt:
- O acesso, nos termos e condições legalmente previstos, aos Dados Pessoais que lhe digam respeito e que sejam objeto de tratamento pela Sociedade;
- A correção ou atualização de Dados Pessoais inexatos ou desatualizados que lhe digam respeito;
- O tratamento de Dados Pessoais em falta quando aqueles se mostrem incompletos;
- O apagamento, nos casos especificamente previstos na lei, de Dados Pessoais que lhe digam respeito;
- A limitação, verificadas as condições previstas na lei, do tratamento de Dados Pessoais no que lhe diga respeito.
Mediante pedido escrito enviado para recursoshumanos@siva.pt o Colaborador tem, ainda, direito a:
- Retirar o consentimento prestado, quando o tratamento de dados se fundar, apenas, em consentimento;
- Opor-se ao tratamento por motivos relacionados com a sua situação particular, quando o tratamento de dados se fundar em interesse legítimo do responsável pelo tratamento ou de terceiro;
- Receber da Sociedade, em formato digital de uso corrente e leitura automática, os Dados Pessoais que lhe digam respeito e que tenham sido, por si, fornecidos, tratados por meios automatizados com fundamento: (a) em consentimento prestado pelo titular dos dados; ou (b) em contrato celebrado, podendo solicitar, por escrito, a respetiva transmissão diretamente para outro responsável, sempre que tal se mostre tecnicamente possível.
O Colaborador pode, ainda, solicitar à Sociedade informação mais detalhada, designadamente sobre as finalidades, fundamentos de licitude e prazos de conservação e, bem assim, apresentar-lhe reclamações sobre o modo como os seus Dados Pessoais são tratados, sem prejuízo de o poder fazer, também, junto da autoridade competente (www.cnpd.pt).
O fornecimento à Sociedade dos Dados Pessoais a que se reporta a presente informação, para além de decorrer do cumprimento de obrigações legais, constitui requisito necessário para as diligências pré-contratuais e, bem assim, para a nomeação para o cargo, celebração do contrato de trabalho ou do contrato de estágio e para a sua execução, pelo que, na eventualidade de os mesmos não serem facultados à Sociedade, o contrato ou a relação não poderão ser firmados ou estabelecidos.